4 现档篇[1]
文件之排列为管理档案之一重要事[2]。其中重要之点约有数端，试举之如下：
（1）各种排列之系统及其选择
（2）各种排列之设备及其用品
（3）各种排列之手续
（4）管理部之规程及其组织
4.1 各种排列之系统及其选择
以方法系统而论，以放纳之方法分：针签法（spindle file or spike）；台格法（region hole file）；风箱法（bellows file）、皮夹法、护书法；平放法（flat files）、抽斗法（loose leaf file）、箱子法（box file）、山隆抽法（shannon file）、山隆板法（shannon board file）；立排法（vertical file）[3]。信袋法中国多用之。以排列之方法分：数次法、字次法、标题次法、时代次法（follow）、地次法等。
4.1.1 题次法
题次法者，文件依其内容为排列者也。其与地次、字次不同者，凡人物、机关、团体、地域之名称皆不多用也。无论何种文件皆可以类题分列而有其绝大之优点。若某项文件类题之件不多而专名之件甚多，可将各题、各件混合列之，亦无不便。若其类题之件甚多，则类题之上宜有复合之大类题，之下宜有小类题，以清眉目而严系统。类题本身之排列有二法焉，一曰类题字顺法，二曰类题数码法。字顺法又分类题专名混合字顺法及类题单独字顺法二种。数码法又分类题递加数码法及类题十进数码法二种。兹列其英文名称如下：
（1）Alphabetic
（a）Variadex Alphabetic
（b）Subject
（2）Numberic
（a）Duplex numberic（with subdivision designated lay dash numbers & letters）
（b）Decimal（dewey principle）
无论用何法，只要是用类题法，则一类题分类法及其索引表为必需之物。其分类法之内容，须视该机关之组织、欲排之材料、参考应用之范围与性质而定。其分类法即便异常简单，亦须收其大纲节目妥为定制，方便遵循。若为字顺法，则其分类法即须严照字顺排递层制；若用数码法，其分类法即须严照其数码递层排制。而其关系索引即应将法中大纲节目之名一体依字顺排列之，以便检寻与参照。
（1）字顺法
（a）类题专名混合字顺法
其法即类题之名亦如其他专名法，依字顺而占其应在之位置。如该类题下尚有细类题，则将其下之各细类题，依次排列于其所属之大类题下。其各类题之名仍分书见于封套导舌之上。若有一套文件，其类题为“志愿书”，则依照字顺排“志”字七画之中。其下尚可再分细题，依次排列。如：
A七画 导舌（guide）
志愿书（application） 主套（main folder）
志愿书—会计（application keepers） 从套（subfolder）
志愿书—书记、录事（clerk, correspondent） 从套（subfolder）
志愿书—办事员（office assistant） 从套（subfolder）
志愿书—速记法（stenography） 从套（subfolder）
（b）类题单独字顺法
其法将各类题之名称书写或打印于套之导舌上而依字顺排列之。大类题名称书排于前截导舌上，细类题名下再分细类题名，依次书排于中截或后截导舌上。此多用封套之有导舌者，书大类名于其上为之。如：
行政管理 （主题导）
分店 （细题导）
联络事宜 （细题导）
保险 （细题导）
保险管理—汽车 （套）
保险管理—火灾 （套）
保险管理—债务 （套）
（2）数码法
（a）类题递加数码法
此法乃将所有应用之类题另书于一处，而各给以数码，排列之时只顾数码，类题可以不必书于套导上。如：
1行政管理
2申请书（志愿书）
3广告
4制造厂
5转运
6教育
7出版
8合同、组合
9文籍
10通知、消息
以上各项中如有多种事项，又可再分之如下：
7出版
7-1订阅
7-2消息项
7-3备用论文
7-4评论
如每项之中尚有多事，仍可再分之如：
7-1出版：订阅
7-1a出版：订阅，请求
（b）类题十进数码法
此法学图书馆学类能知之，以各事项分为十数，而以“〇、一、二、三、四、五、六、七、八、九”十数代之，依次递分。如：
关于铁路者 战事部者
〇〇〇 普通 普通
一〇〇 行政与立法 财政与会计
二〇〇 财政与会计 职员
三〇〇 道路与建造 行政
四〇〇 设备与铺子 供给与设备
五〇〇 转运与堆存 运输
六〇〇 交通 建筑工事
七〇〇 医药与卫生
八〇〇 河道与港湾
九〇〇 各地事务
如将（2）（a）之各项加以十进化，则应之如下：
〇〇〇 普通
〇一〇 消息
一〇〇 行政
一一〇 公事房之供给
一一一 用品
一二一 文具
一二〇 职员
二〇〇 申请书
二一〇 通信费
二二〇 助理
三〇〇 广告
三一〇 合同
三二〇 结果
四〇〇 制造
四一〇 工厂
四一一 所用人员
四一二 设备与用品
四一三 维持与供给
四一四 储藏
四一四一 纸
五〇〇 转运
六〇〇 教育
七〇〇 出版
七一〇 论文备用
七二〇 消息
七三〇 评论
七四〇 订阅
七四一 请求赠阅
八〇〇 合同、组合、会社
九〇〇 文籍
九一〇 请求
4.1.2 数次法
数次法者，于每种排件之上依其类别或名称或来时赋予数目，然后依数排列，而另作卡片索引以活用之之法也。此中有三事：
（1）卡片索引
将排列中之类别名或专名写于法定之卡片左方而写其数码于左上角，依字顺排列。欲察某事某物者，依其事物之名称字顺检之而得数码，再依数码于排件中求之。此卡片虽为代替排件者，然可同时制作多张，及彼此参照会通之片，正如目录之于书籍然。（参照片不注数码，依字顺排列于卡片索引中，而被参照片之数码则须注出。）
（2）档本
将所有档本依数次立排于抽斗之中，而用箱标、导纸、封套、借条等以补助检查之便利。该箱中如为800起者则可书800于外。导片可用五截者，依00、20、40、60、80之次序，自左至右排放。档本则各置于封套之中，封套之右上角仍书数码。如某封中某件为人借出，则可以将其借条以针撇于该封套之上边上以资检覆。
A. 字数色混合法（triple check automatic index for correspondence filing）
字数色混合法，有两类导片。甲类导片，主为字顺之导引，其凸舌只于左端第一截分上有之，其式与他种字顺导片同，用以指示专名及类名之第一字母者，其分数有二十、三十、四十分不等者。乙类导片为副用导片，其凸舌只于第二截分上有之，用以指示第二字专名及类名之第一字母者，其分数大抵分为九分：①A-B；②C；③D-F；④G-I；⑤J-L；⑥M-O；⑦P-R；⑧S-T；⑨U-Z。如AbbatLaboratory, Inc．与Walter Aarons，前者甲导在A下，乙导在J-L下；后者甲导在A下，乙导在U-Z下。乙导并可利用颜色以为分别，前三导可用茶色，次三导可用绿色，末三导用黄色可也。
B. 杂件封套（miscellaneous folder）
每导片之后设一套，套上具有第三截分之凸舌。排于乙种导片末之杂件封套，其上之符号与前各套之符号相同。排于甲种导片末之杂件封套，其上之符号与其前各套数符（numeric notation）相同，惟字符（alphabetic notation）则不用，而直写其专名或事件类题之名（single name or subject）。所有杂件各封套，依其位置分别排列，其中各件概以字顺排列。若某项事件之来文、去文及有关系之文不止一件者，则以时间最近者排置于前。乙导片后杂件封套凸舌仍可予以颜色，甲导片后者则可不用。
凡某事项之文件在五件以上者，则为之置一单独封套，此等封套之上之凸舌全在第四截分之上。其排列则于甲导及杂封之间悉依字顺严格排列之。而使其凸舌之颜色于乙导片之颜色相合为要。凸舌之上先书数符，次书事项名，务整齐清楚。特别重要且常用之档件用最末、最右之截分导片指示之。凡借出者则可于第五截分之凸舌上加导片以指之。
C. 数符之运用
甲导自A—Z与数目之对应如下：
图4-1 甲导对照图
乙导自A—Z与数目之对应如下：
图4-2 乙导对照图
惟甲导A虽为1，实为10，盖乙导在其后A-B即为11也。2即20，30即300也。而乙导A-B虽为1，实则可为11、21、31、41，乃至301也。今举数名于下，以见字数比合之法焉。
4.1.3 地次法
地次法，以地域之名为主而其后以字顺辅之者也。在某种情形之下，地域之名较其他专名及事件之名更形重要，如书局、信局、批发商等。其法自然先以国为标准，以省为主分，以县市镇为次分，而各档本即依县市镇之字顺而挨次放入之。指导之法则，省名书于三分导片之第一分上，如“四川省”、“Illinois”。次则于五分导之第一分上书“ABC”、“八画”、“九画”、“十画”等之指引字顺导。再于五分导之第二分上书县市镇之名，依字顺排。县市城镇下档本多者，又可于五分导之第二分上书A—Z一画至二十画之指导，宜用红色。现行各档本封套上之凸舌占三分之第二分，其上先书地名，如“四川，重庆”、“Abington, Ill. ”，再书机关专名，如“四川重庆民生实业公司”、“Abington, Ill. Clay Product Co. ”。此种档本中，如有借出者则于其舌上加夹借出单（其式另见），尾书“借出”、“out”字样。凡杂件档本指示悉在五分导之第五分。县市城镇之下杂档内档本依专名字顺排。省下新档内档本，先依县市城镇字顺，次依其下之专名字顺排列。此次亦仍有卡片索引者，纯依专名字顺排。
4.1.4 时次法
时次法，依日期之先后为准而排列者也。以月日为指导，或月日之下依字顺以排档本。
到时法[4]：
（1）The card tickler
（2）The skeer follow up
（3）The combination alphabetic & date
（4）Date folders
4.2 排档用品概说
4.2.1 导片
导片（guide）上有突（projection）下有突（eyelet）。上突以便检（signposts），下突以便穿（用铜条（copper rod））。导有多种：
（1）
A manila马尼拉纸导
B pressboard厚纸导；纸板导
C celluloided软玻璃纸导；透明导
D removable label celluloided guide活动透明导
E metal tip or“armorclad”金属导
F angle-tab visible-name guide
G aluminum guide活动铝属导
（2）
A one-half二分导；二开导
B one-third三分导；三开导
C one-fifth五分导；五开导
每种中又复可分：
①极左导（extreme left）
②极右导（extreme right）
③中央导（central）
或：
①第一分（位）导
②第二分（位）导
③第三分（位）导
④第四分（位）导
⑤第五分（位）导
（3）
A alphabetic guide字顺导
B month guide月份导
C day guide日期导
D state guide省名导
E town guide市名导
F subject guide标题导
G numeric guide数目导
4.2.2 封套
（1）
A Minila folders马尼拉封套
B pressboard folders厚纸封套
C leatherette or fiber folders红皮纸封套
D remcraft folders
E deluxe folders
F angle-tab visible-name folders
G leatherette legal cut pockets folders有带封套
（2）
A straight edge folders直边封套；平边封套
B tab folders有突封套
C expansion folders可扩封套
D binder folders装订式封套
E reinforced folders上端加厚封套
4.2.3 箱类标
（1）箱标（drawer label）
（2）指导标（guide label）
（3）封套标（folder label）
4.2.4 档柜
（1）立组档柜（vertical or upright units）
（2）平组档柜（horizontal units）
（3）固定档柜（solid cabinets）
其材料或为木或为钢。木则多用四开橡木（quarter sawn oak），配以金黄色（golden）；或用胡桃树木或桃花心木（warnut or mahogany），配以colonial色。钢制则多配以橄榄色，以便与任何环境调和。
立组档案柜者，将各单箱自下向上重叠，然后向两边发展，排成阵叠。其阵叠可依各人之需要而排成种种不同之形式。或成长阵（long size row），或为区部籍作办公室之用。立组之数目有四种高度（four height）：二箱高者（two-drawer height），三箱高者或柜台高者（three-drawer height or counter height），四箱高者（four-drawer height），五箱高者（five-drawer height）。四箱高者约有51.5”高，27”深。二箱高者，其高约与办公桌高（desk height）相等，多备于办公桌旁以供置放文件。柜台高约42”高，既可以放物又可作为柜台。五箱高乃为地位经济者故。
平组档柜乃为小机关，将大小不同之档件放于一处之用最便。一底一盖，中间之箱每层之大小可以任意配置，唯求每层之宽广一致而已。平组档柜全大（full size）约为33”宽，半大（half size）约为18”宽，亦称demi unit，其广（depth）约为16”与24”。
固定档柜乃一次已经完成，非由各箱组成者。近日用此者多系小形，供桌上排片之用。大形供排档虽间有之，亦不过以木制成，为移档之用，只利其价廉而已，且多系四箱高者一种。
档柜之标准大小：档柜大小各公司所制不同，其标准大小，大约：立组箱平均内深（depth）24”；平组箱平均内深14”及22”。
普通大小：
函件（correspondence）档用者约：10”高（high）×12”宽（wide）
法律（legal）档用者约：10”高×15”宽
票据（bill or invoice）档用者约：8”高×10”宽
订购（order）档用者约：6”高×8”宽
4.2.5 卡片柜
有木制者，有钢制者，有立组者，有平组者，其箱之标准大小有三：5”×3”，6”×4”及8”×5”。立组箱平均内深（inside depth）约为24”，平组箱约14”。
有所谓：
（1）Solid card tray cabinet
（2）Desk card tray with hinged cover
（3）Desk card tray with corners to permit stacking
（4）Correspondence sorting trays or sorters reference shelf
4.2.6 随动板
用以撑档，使之直立者，或为木制，或为钢制，上窄下宽，面斜，置于抽斗之中，下有位穴可以前后移动。
4.2.7 排列凳
立组箱下有二箱，须坐排册，此凳最佳，14”高，下有自动转轮。
4.2.8 箱袋
箱袋乃照箱之形式略小作一布袋，中作若干间，两边以硬杆穿之，放于箱中，排档其中，不须followers而档自直立。且排取档件亦较便利。
4.2.9 卡片与卡片索引
（1）Card
（2）Card Guides
（3）Cabinets or housing, equipment
1. Card
2. Card Guides
二十片而应有一导：
Plain guide
Celludoided guide
Removable label celluloided guide
Metal tip guide（armorclad）
Printed guides（自10份至数千份以供誊写者）
Month guides
Day guides
State guides
卡片索引，有三法最善：
（1）字数色混合法（Triple Check Automatic Index for Card Guiding）
（2）自由发展法（Extension Index）
可由五百导发展至一万导，旧导不弃。
（3）同音同处法（The Soundex System of Card Indexing）
同音同处法者，乃将拼法不同而读音略为相似之字归在一起，其法以某单字代替某同音群之字再代以数字。
其中有数事应注意者：
（1）w, h, y; a, e, i, o, u等字母不问，余以首字为主，依次写出代字，复以数字书之。如：
Siegel “S” cl 240; Stephens“S” dbm 315
（2）如某字其二个以上者，仍书一个。如：
Sheppard“S” brd 163; Socks “S”C 200
（3）首字后代字同，中只隔一母音者，只计其一。如：
Scheckwitz “S”cdc 232; Sgakal “S” cl 240
（4）首字外前后代字同，中隔母音者，仍计。如：
Staten“S”ddm 335; Sinkiewicz“S”lcc 422
（5）錀字前后同，中间有h、w等字母者，仍计一錀。如：
Sokwoy “S” C 200; Salkewicz “S” lr 460
（6）首字外号錀字者，以“0”代之。如：
Shea“S” 000; Shaw“S” 000
（7）第一字全同者，依第二字顺排。
（8）其一条全同者，依籍贯、生卒、职业等排之。
3. Cabinets or Housing Equipment
（1）Horizontal and vertical units
（2）Solid cabinets
（3）Kardex visible records有平、转二式[5]
（4）Desk card trays
（5）Card record desks
4.3 用导[6]
依其上面突出之长短而有二分导、三分导、五分导等之别。
（1）印字导
印字导（guide printings or captions）宜整齐，易识，排后成自然之次序。
（2）单指导
单指导（single captions）者，其上所书之字只指一头者也。如A, Am, Ai, B, Be等是。名事各档凡以该导标（caption）之字起始者，悉排于该导之后，直到第二导标所有之字为止。如凡以Be, Bel, Ben等为首之件皆排于Be导标之后，而Bi则否，以其已为下一导标之故也。[7]
（3）双指导[8]
（起讫导double or closed captions），于导标上写其后所排各件应自某起某讫者也。如以A, Aa, Ab, Ac等为始之件而其中并Am者，则应排于A-Al起讫导之后也。
（4）导数
二十片宜有一导，五千片宜有二百五十导，二万片宜有一千导，其导标之分配，各公司皆有预备者，导后之件应严依字顺以排。
4.4 排法
何种档件应依名排，何种档件应依事排，须视应用者之式会依照何法为准。
4.4.1 来文与去文
来文与去文（incoming & outgoing correspondence），来文入排，须盖收到时间之印，或如何排法之记号，何部分送来入排上应有其签字。去文或为原稿或为复张（file copy），负责人可于其上盖付排之印以便入排。
4.4.2 排档手续
（1）检查（inspection）是否为入排之件。
（2）阅看（reading）以定应入何标。
（3）索引（indexing）以定应索入何项，宜注意发文者之名，收文者之名，签发文者之名，文中提及之名与事，文中之地名。
（4）分排（sorting）
A. 立分于格中（tray sorting）
B. 平分于架上（compartment sorting）
C. 分堆于桌上（sorting into files on a table）
D. 排列（filing） 排列于封套中，排时须将封套取出，排入之件须全齐左排。
E. 排法（method） 无论用何方法，字顺、数顺、地顺，常为基础方法。
F. 排封套于导片后 排抽斗，10.5寸高，12寸宽，24寸深，封套上有凸舌，可写字。
G. 文件之分类 分专档（active）、杂档（inactive）。凡该档来往之文甚多可自成一套者，曰专档。若只一、二件者则排于杂档之中，待其发展时再分，为专档。
H. 封套（folders）
专档封套（individual folders）置于导片之后，统依字顺排列。排列完毕，最末再排应排此导片后之杂档。杂档封套（miscellances folders）用另一颜色以便识别。然亦有将杂档置于各专档之前者。专档中各件无论其为来文去文，最善之法，应依时期先后排放。最近期之件排于前，期远者排于后；亦有特殊，宜依地域或类别排放者。杂档中各件应严依字顺排放，其每事在一件以上者，则仍宜依时日为序，近期在前，而可粘订之为一束。杂档不宜使其太满。凡善管档者，其杂档中之件常少。专档亦不宜使之太满，太满时应视其情形依时期，或地域，或类别而分为数专档。
I. 其他须知：
①普通24寸深之抽斗可装五十件导套在内。
②每抽之导应以三十至四十为度；五专档套应有一导。
③专档应常在导之后。
④杂档应常在专档之后。
⑤不可使抽套等太挤。
⑥档件有残坏者宜修补之。
⑦移档之时，宜握其身与侧，不可触其导舌。
⑧移档件使前，不可以导压之使前。
⑨取放档件宜将封套提起或竟取出。
⑩排放档件使其全齐左。
⑪勿放物于档顶。
⑫用后勿忘关抽斗。
⑬勿用别针等物；每日排清来件，勿使堆积。
⑭非管档者，他人慎勿排档、还档；专档以一百件为度。
4.4.3 字色排档法
字色排档法（Variadex Alphabetic Correspondence Filing），此法为Remington Rand Business Service Inc．所创。其法于字顺之外加以颜色之配合，使排检时格外准确而便利。其导片分为六种：①字顺导，占第一位，用装导；②普通名称导，占第二位，用装导；③专档封套套导，占第三位，导片长；④杂档封套导，占第三位，导片短；⑤特别档导，占极右，用装导；⑥抽斗末导，占第一位，用装导，上书“下抽斗自××起”（next drawer begin with）字样。
（1）Alphabetic G分用五色
（2）G for common names可用200分至500分者
（3）Individual folder for melter form active correspondence用A—Z细分（guide）
（4）Miscellaneous folder for melter form inactive
（5）Special classification G for very active
（6）Drawer end St.
其颜色之分配则为五种颜色，橙黄、黄、绿、蓝、紫，以配字母。
Color second Letter
orange a b c d
yellow e f g h
green i j k l m n
blue o p q
violet r s t u v w x y z
如无第二字母，则用橙黄色。如Ac, Ec, Ic, Oc等皆用橙黄，Be, Ce, Fe, Ge皆用黄，Bi, Ci, Di, Fi, Gi等皆用绿。此种颜色可以帮助提高排检之速度，且容易纠正错误。凡第一位导为某色者，其下各封各导皆属某色。
图4-3 Cross Reference Sheet
4.4.4 其他各种字顺排档法
（1）安伯法（Amberg Filing）
为Amberg File & Index Company所创。应用此法之一切用品该公司均有出售。
（2）比赖法（The F. E. Bee Line Filing Dyeing）
为Filing Equipment Bureau, Inc．所制。
（3）安全法（Globe-Wernicke“Safeguard”Index）
为Globe Wernicke Company所制。
（4）萧瓦克法（Show-Walker“Super Ideal”Index）
为Show-Walker Company所制。
（5）外以法（“Y&E”Direcr Name Index）
为Yawman and Erbe Mfg. Co．所制。
各法之不同，全在导片分法地位之异，而皆以数目字为辅助之具，有甚为精妙者。
4.5 档案著录方法[9]
（1）凡著录个人姓名之时，姓在前，名次之。给名或第一名字缩写在前，中名或第二名字缩写次之。
原名 著录
John J. Brown Brown, John J.
H. Albert Jones Jones, H. Albert
个人姓名前有De, de, d", du, von, Le, L", M", Mc, Mac, O’等字者，著录时应视为姓字之一部分，不作另一字视之。
著录
DeDuniak, Andrew
DeGaugn, Charles
Degaw, Edwin
D"Olier, Francois
Leck, William
Leeman, Howard
L"Engle, Jooeph
（2）凡公司、商店、团体、机关等名，可照其原来所写之次序著录，惟其中含有个人姓名者得另视之（见第3条）。
原名 著录
Church of the Epiphany Church of the Epiphany
Havris, Forbes & Co Havris, Forbes & Co
M Progresso Italo M Progresso Italo
La, France Novelty Co. Inc La, France Novelty Co. Inc
Lamson & Hubbard Co. Lamson & Hubbard Co.
（3）凡公司等名中含有个人姓名者，其个人姓名之著录照第一条，姓在前，名在后；然后著录其他名称，必要时作参照。
原名 著录
Mashall Filed & Co. Filed, Mashall & Co.
Ben Franklin Steamship Co. Franklin, Ben Steamship Co.
Washington Irving High School Irving, Washington High School
Henry E. Kane & Co. Kane, Henry E. & Co.
（4）凡个人姓名中有连横者，视为一字。
原名 著录
Blanche Duff-Gordon Duff-Gordon Blanche
Cecie Spring-Rice Spring-Rice, Cecie
（5）商店名称中有横画连贯者，各视为一字。
原名 著录
Air-O-Pad Co. Air O
Scripps-Booth Co. Scripps Booth
正当排列法：
Air Autombile Agency Scripps, B. A.
Air-O-Pad Co. Scripps-Booth Co.
Air Silk Mills Scripps Matos Co.
（6）凡作为一字或二字不定者，悉视为一字（参见第5、第7两条），必要时作参照。
正当之排列：
Automotive Sales Company
Auto Piano Company
Interstate Drug Company
Intes State Manufacturing Company
Northeast Coal Company
North East Harbor Dredging Company
South Eastern Manufacturing Company
Southeastern Milling Company
Southeastern Rubber Company
（7）凡地理上之复合名词，视为分开之字。惟其第一部分非英文字者另视之。
正当之排列：
New Jersey Deering
New Jondon De Kall
Newburg Delaware
Newton Demorest
（8）名中有冠词“the”者以括弧括之，名前有“the”者提于名后，排列之时均不作算。外国商店名称中之冠词，不作改动。
原名 著录
Hart The Flourier Hart（The）Flourier
The Castle Har Co. Castle Har Co. （The）
（9）外国政府之名称排于共和国名之下，其下再以部署分。
原名 著录
Dominion of Canada Canada, Agriculture
Department of Agriculture （Dept. of）
Republic of France France, Seine（Dept. The）
Department of the Seine
美国联邦各部之名，著于美国政府之后，而下以部分。
（题）原名 著录
U. S. Dept. of Agriculture U. S. Government Agriculture （Dept. of）
U. S. Collector of Internal U. S. Government Treasury（Dept. ）
Revenue Collector of Internal Revenue
省县市镇之名，即以其地域之名著录，而下以部分。
所题 著录
State of New York New York, State of
Commonwealth of Pennsylvania Pennsylvania, Commonwealth of
Probate Court Norfolk County Norfolk County, Probate Court
Town of Berwick Berwick, Town of
City of Boston Boston, City of
Borough of Manhattan Manhattan, Borough of
凡Dept. of, Bureau of, Board of, Commission of等熟语，用于国省市政府者，均置于其所形容之字之后，而以括弧括之，排列之时不计。
所题 著录
New York Board of Aldermen, New York City New York, City of, Aldermen （Board of）
Commission for the Blind, New York State New York, State of, Blind （Commission for the）
Department of Education, New York State New York, State of, Education （Dept. of）
U. S. Department of Justice United State Government, Justice（Department of）
若该项熟语已成为该团体名称之一部分者，则依第二条规则著录之。
所题 著录
Board of Missionary Preparation Board of Missionary Preparation
Bureau of Envelope manufacturers of America Bureau of Envelope manufacturers of America
Bureau of Social Hygiene Bureau of Social Hygiene
（10）凡Ltd., Inc., Son., Co., Bro., Mfg．及Corp．等字，著排之时均视为拼出之全字。
正当之排列：
Henderson, Tanning & Company
Henderson, Ltd.
Henderson, Locke Corp
Loft, Geo. L.
Loft. Inc.
Loft. John. J.
（11）凡and, &, of, for等字，排列之时不计，惟写其名称之时不能取消。
所题 著录
Pusey & Jones Pusey Jones
Committee of Seventy Committee Seventy
Home of Blind Home Blind
House of Good Shepherd House Good
（12）缩写字如Jr,2nd, Sr．等，为名称之一部分者，置于正名之后，以括弧括之，排列时不计。
所题 著录
Jame. G. Blaine, Jr Jame. G. Blaine, （Jr）
Henry Hales, Sr. Henry Hales, （Sr. ）
（13）个人之名位，无论在名前或名后，均置于本名后括弧内，排列时不计。
所题 著录
Dr. John Brown Brown, John（Dr. ）
Capt. William Clarke Clarke, William（Capt. ）
Horace Cook, LL. D Cook, Horace（LL. D）
Ms. A. R. Crawford Crawford, A. R. （Ms. ）
Mayor John Mashall Mashall, John（Mayor）
Prof. W. N. Rice Rice, W. N. （Prof. ）
William Waltor, Treasurer Waltor, William（Treasurer）
例外之一：凡外国名及个人名，其中除正名一字外，只有名位字者，视为照所题著录，必要时作参照。
所题 著录
Madame Lucile Madame Lucile
Prina William Prina William
Princes Alicia Princes Alicia
例外之二：公司、会社之名前有外国冠字或名位字者，照所题著录。
所题 著录
Madame Blanc, Hats
M Progresso Italo 均同左
La France Novelty Co. Inc.
La Primodora Cigar Co.
（14）凡名前有数目字者，视为已经拼出者，著排之时视为一字。
所题 著录
5th Avenue Hotel Fifth Avenue
48th Street Theatre Fourty-Eight Street
42th Broadway Building Fourty-two Broadway
14th Street Store Fourteenth Street
3rd Avenue Railway Third Avenue
1926 Broadway Building Nineteen Hundred Twenty-six Broadway
（15）缩写之字，以拼出者视之。
所题 著录
Wm. Foster Inc. Foster, William, Incorporated
Jos. St. Clair Co. Sanit Clair, Joseph, Company
R. R. Bldg. & Loan Assn. Railroad Building & Loan Association
（16）凡名称中有所有格’s者，著排时不计。
正当之排列：
Brentans A. R.
Brentans"s Book shop
Brentans, Charles
（17）凡具所有格s’者，著排时仍计之。
正当之排列：
Girl Scouts
Girley, John
Girlow, William
Girls" Friendly Society
Girls" Home
Girlum Howard
（18）凡名称中有街名、建筑名、数名等名称者，著排时依之。
所题 著录
Standard Oil Co. Standard Oil Co.
Equitable Building Equitable Building
120 Broadway 120 Broadway
New York, N. Y New York, N. Y
（19）凡街道号数不止一号者，依其最小之一号排列。
所题 著录
Harrison & Treflew Harrison & Treflew
910-12 Mastin St. 910 Mastin St.
（20）已婚女子著排其法律上之正式之名，若其丈夫之名著名者，得作参照。
原名 著录
Mrs. Mary A. Brown Brown Mary A. （Mrs. ）（Mrs. John A. ）
参照
Brown John A. （Mrs. ）
See Brown, Mary A. （Mrs. ）
（21）凡收受（receivership）、监护（guardianship）、保管（trusteeship）等，著排于其所属机关或个人名称之下。另作收受等之参照。
所题 著录
C. D. Thomson Receiver for Carnegie Foundry Company Carnegie Foundry Company
参照
Thomson, C. D.
（receiver）Carnegie Foundry Company
（22）凡常以两种之名称出面办事者，著排于较重之一名，而常参照其他名也。
A. 因继承关系而改名者：
原名 题名
Turnbul & Evans Turnbul & Evans
Sucessors to Booden & Turnbul
参照
Booden & Turnbul
Sucessed by Turnbul & Evans
B. 原主人名（Proprietor）即商号名：
原名 题名
William Farley, Prop. A. & J. Carage
A. & J. Carage
参照
Farley William, Prop.
A. & J. Carage
（23）凡以自A至Z排列之材料，各字分别按照字母之先后顺序排列，直至其末字为止。如：
Care, Carson, Carteret, Carters, Cartersville, Cartwright, Carty
Amer, Iralter & Amerest Baking Co., American Can Co., American Carco, American Art Co., American A Ameos, E. C.
（24）凡单姓排于附有缩写字者之前，附有缩写者之姓排于附有名字者之姓之前。
正当之排列：
Kurzman
Kurzman, A.
Kurzman, Abert H.
（25）凡单一缩写字，排于以该缩写字为首之字之前。如：
J. W. B. Co. —Jones, Harry
Jones, H. W. —Jones, Henry H.
Jones, H. Wilson—Jones, Henry Howard
（26）字典对于Mac, Mc等字最简单而合理之排法如：
Maar
Mable
Mac Bride
Madden
McAneny
McWilliam
Mellon
Merrill
（27）凡同名之地，依其所属之城市之字顺排；城市同名者，依省名字顺排。
正当之排列：
Western Foundry Co., Birminghan, Ala.
Western Foundry Co., Connellsville, Pa.
Western Foundry Co., Newark, N. Y.
Western Foundry Co., Newark, Ohio
（28）凡写本城、本县等地域名称者，应照其所指之城或县等地域名称排。
原名 题名
National City Co. National City Co.
City New York, N. Y.
W. K. Emeson Emeson, W. K.
City Boston, Mass.
（29）凡银行（商店、学校）等名之前冠以“第一”、“第二”、“国立”等字者，应于其前以其所在地之名以分别之，而后加以省名（括弧内）。名称前有地名者，地名不重写。已有地名者不再加。
所题 著录
First National Bank of Boston Boston: First National Bank of （Mass. ）
Citizens National Bank of Baltimore Baltimore: Citizens National Bank of（Md. ）
New York Trust Co. New York Trust Company（N. Y. ）
（30）凡关于某名、某事之来往关系等件，悉排于某名或某事之下。
（31）凡所论及不止一名一事者，著录于重要名事者之下，而另作参照。
（32）有数事项文件，可只依事项之名称排列而不必顾及其关系之人，亦不必作参照，如Applications、Stockholders等事项。
所题 著录
Thomson Wilson—Application for Position as Chauffeurs Application Chauffeurs
（33）凡本机关内各部互相往来之文件，原件排列于乙部而标题为甲部，底稿排列于甲部而标题为乙部。其排法如下：
甲部 函 乙部
4.6 移档法
移档者，将过时或不常应用之文件，移置于另一地方储藏之，以节省地位、设备及人工者是也。移档之法普通可分为二种：一曰按时法（Periodic Transfer Method），二曰永久法（Perpetual Transfer Method）。
按时法即按照一定之时期，一年一次或二次或其他，自现档橱中移去过时或不常用之文件也。按时法之施行，有三种不同之形式：一期法（One Period）、二期法（Two Period）、限期法（Maximum-Minimum Period）。
一期法者，即将所有各现档，按照规定之时间如每年一次或二次，一起完全移并置于旧档之中，而新档重新起始。此种移法手续固甚简洁，但在甫移后之一时期中，其随时参用旧档之时，实与现档无异。
二期法者，若用四抽斗之柜，则上二斗储现档，下二斗储上期所移之档，按照一定之时期，如一年一次或二次，将下斗档移于老档储藏处，将现档自上二斗移于下二斗，而上二斗则新档重新起始。此法又有呼之为双储法或重移法或轮移法者（Double Capacity or Multiple Transfer or Cycle Method），此法将最近要用之两期档案合置一处，但分放之而已。若现档太多，下二斗之档亦可暂移木架上。
限期法，于排放文件之时即规定此件在档中应占若干长久之时间，最大与最小之时间。移档之时，即视此时间之到否以为去留。例如每六月移档一次，则文件最大限者譬如为十八月，最小限者为一年，则第一次均不移，第二次只剩十八月者，第三次十八月者即该移去矣。移去之档，可照老档依类加入之。[10]
永久法者，审定某件已过时或不用者而移去之。此法最是合理，然须逐件加以适当之审定，实为不易。暂觉不用而实甚有用者，亦未可知。此法可行之于有时间性之文件，如司法案件、条约、统计等。
移档中之导片与封套：依所用排档之法之不同而导片与封套之加添移置而不一。若为二期法，则须备两套导片与杂件封套，为第一移档之用。若用混合字顺法者，则杂档封套可作导片，在此情形之下，不必移杂档封套于导片地位，即各封套之前。若用数次法者，导片可不必移走。因各封套均有数目，可为指引，不再须导片。若用字数色混合法者，则第一导片要移，而第二杂档封套可留作第二导片之用。
档件在未移前有数事项，即应将档内各件排列无误，导指无误，何者移交须另加封套者。若先将应用之封套作出，则移档时可以节省时间。文件之确实过时无用可弃去之，惟须经上级之批准。其他一切用具亦应先期预备。移档之箱可用单箱式者，以便移时可以随时置放也。
4.7 借档法
4.7.1 借用法
借用法（change method），凡一档件被人借用，有数事项注明者：名称或题目、数目、档件之时期，借者之姓名、借出之日期、应还之日期等。至于借出卡片，有数式可用：
（1）借出导（out guide）
A. 附条者（with requisition slip）
B. 印格者（accumulative）
（2）代替片（substitution card）
A. 附条者（with requisition slip）
B. 印格者（accumulative）
（3）借出套（out folder）
借出导中之A、B两式均有用者。附条导片，系于原纸导片上之装有插片处，插入借条。借条之大小为5”×3”。此法凡全套之件均借入或借出者，不亲自到档件处而于其自己之办公处签此借条，于来者均甚便利。此类借出导片甚多之时，应排于每抽斗之最前或最后，以便检查。用此法若只为借某封套中之一二少件者，则不若代替片之佳。其式如图4-4所示：
图4-4 印格导片示意图
印格导片，于导片之上画若干格，注明档件名称、借者、日期、号码等，有人借出，则书于上，还来即消去。其大小与封套等，上有突舌，书“借出”（out）二字。此法对于借出全套或零件均便。若必借出，签字负责者则以有借条者较佳。
（1）代替片
代替片之大小与封套等，极右上有突舌，书“借出”二字。凡某文件借出而以此片置于该文件之地位以替代之，使人一清而知此文件已借出。其形式亦有两种，附借条者与附印格者。附借条则将借条粘于或插于代替之上，附印格者与前所述印格导片同。
（2）借出套
有不用借出导而用借出套者，其利为当某全套文件连套借出时，若有新文件来，可暂置于借出套中。此借出套上端突舌上亦有“借出”二字，内亦如借出导印格者然，印有借格以备用。
（3）护档套（transportation or courier folder）
凡全套出借者，原封套宜仍存箱柜中，其中置借导或代片，而将档件另置于一直边之护档套中，此套可用特色之颜色以为别。上书“还置档中”（return to files）。如此则可保持原档，不致受损，同时此档件虽借出，另有新档来亦有原封套以纳之。此种护套可随时继续应用，直至其用坏方止。凡档件还来之后，管理者须立将借条或代片等取消。
4.7.2 档之转借
档之转借（transfer of changed master to another person）为档件之急速使用，有档件从甲手移转于乙手而不经还于档案处者。为此之手续不一。普通之法，系某一文件，乙不待甲还至档案处，即从甲处借去，此时甲应填就一转借之片，放于一定处待收，或遗人送至档案室。管理者即可将借档者由甲转乙，但妥留转借之片以为证据。
4.8 地方档案之保存
（1）地方档案之意义
凡地方政府各机关日常活动往来之文件（书籍、地图）如office correspondence, letter books, report, minute books, wills, marriage records, vital statistics, deed books, office oath & bounds, vouchers, assement rolls, tax bill, court records, election returns, militia bits, records of States，均为地方档案。惟官吏之纯粹私人函件不在其内。地方档案分现行（current）档案和非现行（non-current）档案。
（2）地方档案之现状
地方档案最关重要者，以其乃确为人民实际生活之写照也。然而其不被人注意也最盛。昔日之章学诚、近代之徐炳昶皆因为此提倡保护。吾国省县皆有管卷宗者，而其卷宗之处亦有出人意料之外者，惜管理不善，保护不周，不防水、不防火，往往随水、火、兵、燹、盗、买、虫、鼠而多数以毁。[11]或久假不归，或储地忘记，或交代之时以为私人文件而移去，或以老档无用而举以送人，或出买，或用以糊垫桌屉者亦有之矣。欲其长存，第一须有国家明令以保护，第二须有善长之管理使官吏及大家得以随时利用，固乃知其重要而加以重视也。
（3）地方档案之重要
其一，行政事务上之功用；其二，历史上之价值；其三，社会之情状，人民之生活史，欲重筑过去必要之物也。[12]
（4）保存地方档案之问题
宜善为保存而尽量分开利用，有价值者宜印行，各机关宜有专款以维持此事。若管理得宜，宜将地方档案之非现行者；较宽泛者集中于省档局作单。地方档案之保存，一宜置于安全之地，毋使其散佚毁灭；二须使其得尽量利用。现行档及重要档应置于避火之地。
每部每科之档应使其在一起以便应用；应用卷宗封套储存或装订成册。坏者补之，不能再保存者重抄之或影印之，裱之装之；应用好纸好墨以为公文档案；国家应有法令令重视善管之，不准毁，不准买，要随时派员查看。
国家对于地方档案之法令，应注意以下各事：
档案之范围何指，档案室之设备，上级机关之监督与奖惩；要用好纸好墨行文；要避水火虫鼠而保安全；要排列使用，要保管得宜；前任官吏须安收档案交与后任官吏；凡官档被私人攫去应尽量谋回；不能私行摧毁档案；顺注意移档与上级机关集中管理之办法。
4.9 档案修补规则
（1）通则
登记（按时间）
检查一过
封面
标签
叶号
老字（留着）
老封（留着）
老纸或皮（留着）
新针宜钉老孔
针夹等宜改钉
封套（检）
印（特别者宜报告记下）
修补者之记录
镶裱
（2）装订与修裱
开盒形状
修补
封版宜稍宽
钉线（或紧旧线，或缘旧孔用新线）
旧封面（不能用者可裱于新封面内）
尾纸（留着）
计数
（3）印记
附带之印
盖上之印
（4）标笺与参考
标笺之贴法
书籍
排档（file）（打或写）
卷子（缝上）
盒柜（粘上）
图4-5 标准标笺
包捆（印上）
参考记号
①档群
②档类
③档号
前二用红，第三用黑
①前二贴在上，红
②后一贴在下，黑
（5）盖印（stamping）
办事室印用黑（于背或边）
登记号（此位登记）
叶号（蓝色）
粘附钉叶号数
变更号数
修补日期
参考归类（不必在档案本身）
借出之档案之记号
4.10 移录档案文字之法则[13]
此法则（rules for transcribing documents）乃作者往年为一私家印刷会社（The Survey Record Society）所草订者。现不过于举例方面略有改定而已。然B部本文各条文，对于印各时代各种文字之档案均可应用（all printings of archives of whatever date and in whatever language）。原则如此，记号形式（formal signs）可以随人改变，只需最初用之时，加以明白之说明可也。据数年之经验，其中之改变可得而言者，无非多用脚注（more in footnotes），少用子注（即插说明于文本之中，而加以方括弧）（less within brackets in the text）。盖子注易使读者阅读时不贯气也（to annoy and interrupt the readers）。
再移录时，除A字第一条所述而外，当全依原文，所用符号以愈少而最能恰合表出原文原意者为佳。移录者个人之意见（intrusion），除可述之于导言或注释中者外，以能尽量免去为佳。若非另有规定，此规则可同施之于Latin, French或English所写成之档案。
4.10.1 字号及缩写
（1）凡缩写字，其意义无疑义时，可将全字写出（to be extended）。
（2）凡缩写有些许疑义者，仍全字写出，加“"”，如pcett=parcell"，此对于拉丁文之人名及地名（surname and place name）最需。如此，早年代之英文文档之某种字之字尾亦然。
（3）其处似应大写而小写者，大写录之。拉丁文中y音前为记之t字而用c字者，记e而代表合音。a、e者以及i、j、u、v、y字母应照原样移录之。
（4）原文有勾选者应绝对照移之，无有者决不可妄加。
（5）段落及其他记号，原文中故意加上作成者，应照录之。
（6）数目字不论大小写之Roman体或Arabic体均精确照录之。如中文之大写体如壹、贰、叁，小写体一、二、三，俗写体〡、〢、〣、〤、〥，拼写体如以及一三〇八等亦然。
移录之法最要在能分别何者为本文之语，何者为编录者之语。其法有二：一曰以罗马体及意大利体别之，二曰以正文及子注（放在方括号内或双行夹注）别之。
4.10.2 原文
（1）原文中古体字应以普通罗马字体抄之。
（2）脱文落句者，录者可以加入，但须以方括弧括之，如Ge [orge]Washington，张［之］洞，但原文错误者不然，请看下文第6条所述。
（3）脱文落字，不易添入者，用“·”以代之，点放入方括弧，点数最好与脱落之字相等，若多数字句或数行脱落者则不可用点，而于方括弧内注“一行不能识”或“一行已撕脱”或“住址脱落”等语。
（4）若原文中本有错误，而原写者改正者，应照第1条之规定录之。
（5）原文中文字若有经原写者变更者，应于变更处后加方括弧并注明之，或于脚注内说明之。原写者之变更文字，约有以下之情形：
A. 以笔画去一符号、一字母或一单字（delete a sign, letter, or word by striking it through）
The King [Queen struck through]desires
B. 涂去不要之字，于其下打数点或下画线以为识（delete by expunged placing a dot or a lineunderneath）
The King [Queen expunged]desires
C. 擦去不要之字（delete by eraseing scraping out）
The King [Queen erased]desires
D. 增添文字于行间、天头、边白等地（insert a word & c. above the line, in the margin, and so forth）
The Chief Magistrate wishes
E. 另写字于原经写就之字上（write a fresh word&c. over what he first wrote）
President Wilson" desires
以上种种情形，应以如下之法表示：原文内之字用罗马字体（Roman）来书写，其余注语用斜体字（Italics）书写。
①王（原作后，画去），欲……
②王（原作后，涂去），欲……
③王（原作后，擦去），欲……
④省县（注1）县长欲……
⑤大总统威尔逊（注2）欲……
（注1）省县二字系添于行间（chief inserted above line）。
（注2）威尔逊三字系书于擦过之字上者（系挖补者）（Wilson written over erased）。
（6）原文误脱，而往抄者或编者加入订正之符号及说明之语句（如“原文如是”或“？”）。应全用斜体表示于方括弧内。
（7）原本不止一本者，以一本为主，他本文字有不同者，于脚注中说明可也。
4.10.3 例外情形
（1）注太长者宜是为脚注。
（2）其他各项应加以说明之事，此规则未论及者，概用脚注注之。如：
①此处明系空格，games系后来填入者；
②从此点起书写字体改变，与前不同。
（3）凡重见迭出之事，如一英国档案中之无意义之缩写字，编者所架空某种字之缩写字而常见者，或某同之一字，叠见而形式改变者，可用以总注互或通注（general note）注明，不必前后常注。
（4）编者可以改原来行格版叶，以省篇幅。原文中之边注，可入印本正文中，但须以脚注注明之。如图4-6 Exchequer of Receipt所示：
图4-6 Exchequer of Receipt
* * *
[1]原题“现档管理法”。编者注。
[2]排列系统须简单、适用、有伸缩性；又须存乎其人（合作、尽职）、存乎其用（尽其用），人尽其职、物尽其用。
[3]捆平法、架格法。
[4]到时法（follow up method）；备忘录，记事录（tickler）；待复（hold for answer, H. F. A. ）；待解（tickle, rending）。
[5]rotary, index visible rotary equipment.
[6]此节原题“管档小识”。编者注。
[7]单指导不仅只指起处且定甚简短。
[8]双指导，即起讫导。
[9]原标题为“排档法”。编者注。
[10]移档之后有空套者应取出；移档之法不能柜封等装满之故而移，如此将使有用之档被移去也。
[11]修志局，惜真能利用档案者少耳。
[12]Local Ar. composes“any written or printed books, paper, map or plan”in the catalog of local offices.
[13]附录六。